У большой глобальной цели будет больше шансов на достижение, если её разбить на максимально простые и понятные шаги (декомпозировать).

В Хаос-контроле для декомпозиции и организации по категориям используются Папки. Они работают аналогично папкам в файловом менеджере:

Допустим, вы хотите сделать сайт для своего сайд-проекта или бизнеса. Обычно в такой ситуации многие пользователи либо создают проект «Сделать сайт», либо просто начинают накидывать себе связанные с сайтом задачи сразу в списки дел на сегодня/завтра. Ни к чему хорошему такой подход обычно не приводит.

Вот как стоит подходить к планированию этой деятельности с помощью категорий и подкатегорий:

Шаг 1. Поскольку «Создание сайта для моего проекта» звучит как задача, относящаяся к категориям «Бизнес» или «Работа», то явно стоит разместить её в соответствующей корневой папке в разделе «Проекты»:

Шаг 2. Чтобы сделать сайт обычно нужно подготовить его наполнение (тексты и картинки), продумать его структуру, составить задание дизайнерам, несколько раз отсмотреть получившиеся макеты, потом посмотреть на уже сверстанный сайт на тестовом хостинге, выкатить готовую версию сайта на общедоступный хостинг и так далее. И это не говоря о том, что просто «сделать» сайт мало - его еще нужно поддерживать, обновлять контент, вносить корректировки и так далее.

Мы уже решили, что место для задач, посвященных сайту, - в папке Бизнес. Похоже, что в ней стоит создать подпапку с названием «Сайт»:

а в ней подпапки «Создание сайта» и «Развитие сайта». Если в дальнейшем сайт будет развиваться успешно, то туда же добавятся другие подпапки вроде «SEO и Аналитика», «Контент», «Продвижение» и так далее:

Обратите внимание, что уже на этом этапе мы не просто планируем то, как будем делать сайт, но и начинаем в фоне думать о его дальнейшем развитии, что очень полезно при изначальной разработке. Если бы мы сразу начали писать задачи куда-нибудь в План Дня, то этого эффекта бы не было

Шаг 3. Возвращаясь к вопросу создания сайта, определимся что нам нужно сделать, чтобы запустить процесс. Как минимум, нужно определить цели и задачи сайта, а также составить список требований/пожеланий к нему. Списки целей сайта, а также список пожеланий - это простые списки, которые можно оформить в проекты «Цели и задачи сайта на 2021 год» и «Требования и пожеланий к сайту».
После заполнения этих двух проектов нам уже будет намного проще составить задание на разработку сайта, которое можно передать студии, которая будет делать дизайн сайта. Поэтому добавляем туда же проект «Подготовить бриф на создание сайта для дизайнеров»:

Обратите внимание, что первые два проекта - это не совсем полноценные проекты, потому как они содержат не задачи, а просто наборы заметок/мыслей, которые нужны для третьего проекта:

Пусть вас не смущает, что это не совсем соответствует определению проекта как «Цель, к которой привязан список задач, которые необходимо выполнить для её достижения». Данный проект - это больше чеклист, который необходим для того, чтобы сформировать задание на разработку сайта и для того, чтобы потом проверить готовый результат, отмечая выполненными те пункты списка, которые реализованы.

Кстати, в настройках любого проекта (см. раздел "Метаданные") можно изменить его иконку по умолчанию и выбрать ту, которая будет лучше отображать суть конкретного списка:

То есть список выше может выглядеть, так, если задать всем трём проектам специальные иконки:

Идём дальше. Список «Подготовить бриф на создание сайта для дизайнеров» - это уже Проект в полном смысле этого слова:

Шаг 4. По мере работы над созданием дизайна совместно со студией дизайна, будут появляться новые проекты вроде «Составить список замечаний к макетам от 23 сентября 2021» и «Протестировать верстку сайта на мобильных устройствах». Для их более удобной организации можно создавать новые папки-категории и организовывать проекты максимально эффективным для вас способом.

Например, есть смысл проекты-чеклисты объединить в соответствующую папку, а проекты, связанные с отсмотром макетов в свою. В конечном итоге, содержание папки «Создание сайта» может выглядеть, например, так:

Примерно тоже самое будет происходить и в папке «Развитие сайта», когда первая версия будет закончена.

Общее правило: в любой момент времени структура ваших папок и подпапок должна быть такой, чтобы обеспечивать максимальную «простоту» проектов. То есть проекты должны содержать гранулярные понятные задачи, а названия должны быть сформулированы максимально чётко и вести к выполнению конкретной цели. Исходя из текущей стадии выполнения конкретной глобальной задачи (создание сайта в этом случае), смело меняйте структуру папок и проектов. Их можно удалять, редактировать, переносить и так далее. Не бойтесь экспериментировать, чтобы найти максимально удобный для себя подход к организации данных.

Проектное планирование требует практики, но эта инвестиция времени окупится очень быстро.